.svg)
Projektový audit | P3M3®
Také má vaše organizace problémy se správným nastavením, nebo samotným řízením projektů? Audit stavu řízení projektů a programů vám ukáže, zda se věnujete správným věcem a řešíte je správným způsobem. Podívejte se, jak vám může P3M3 audit pomoci získat aktuální stav o rizicích v projektu, zefektivnit realizaci a celkově snížit náklady.
Jak zefektivnit projekty?
Na první pohled jednoduchá otázka.
Ve skutečnosti však tato výzva "vyškolila" řadu manažerů. A odpověď je složitější, než se na první pohled zdá.
Zde zkrátka neexistuje univerzální správná odpověď. Každá organizace, nebo jejich projektové oddělení bude vždy čelit jiným problémům. To je proto, že máte jiné zdroje, zkušenosti, jiný tým, jinou metodiku.
Fixovat problémy na projektech “stejným” způsobem bude v lepším případě funkční jen částečně, ale spíš vůbec. Takže na internetové tipy “quick fix”, nebo “quick win” raději zapomeňte.
Co je to P3M3?
P3M3 je mezinárodně uznávaný auditní model pro posouzení projektů programů a portfolia. Assessment vám poskytne cenné informace o vyspělosti a doporučí opatření s cílem realizovat projekty (programy, etc..) efektivněji, za kratší dobu, v lepší kvalitě a bez rizik.
P3M3 Health Check není jen nezávislý metodický audit projektů / programů / portfolia. Jeho cílem je diagnostikovat vyspělost ať už agilní, nebo waterfall metodiky v jednotlivých fázích životního cyklu projektu. Výsledný report vám ukáže silné stránky a zároveň oblasti, které jsou problémové, rizikové a je třeba je zlepšit.
Struktura auditu
Cíle P3M3 auditu
- Diagnostikovat problémy
- Proaktivně předcházet zpoždění projektů
- Zlepšit celkovou kondici projektového, programového a portfolio managementu
3 modely
P3M3 se skládá ze 3 modelů, které lze použít společně nebo samostatně:
- Portfolio Management Maturity Model (PfM3)
- Programme Management Maturity Model (PgM3)
- Project Management Maturity Model (PjM3)
5 úrovní
P3M3 model popisuje stupně vyspělosti v 5 úrovních (levels)
- Level 1: Awareness of process
- Level 2: Repeatable process
- Level 3: Defined process
- Level 4: Managed process
- Level 5: Optimized process
7 perspektiv
V rámci každého ze 3 modelů je sledována samostatně míra vyspělosti 7 tzv. perspektiv.
Tyto perspektivy lze auditovat všechny (například v případě plného, certifikovaného auditu), nebo se audit může zaměřit na vybrané:
- Organizational governance
- Management control
- Benefits management
- Risk management
- Stakeholder management
- Finance management
- Resource management
Rozsah P3M3 auditu
Jedná se o rychlý audit řízený akreditovaným P3M3 konzultantem, jehož cílem je v krátké době(1-2 dny) identifikovat stav vyspělosti v projektovém, programovém, portfolio managementu zákazníka.
Po dohodě lze omezit audit například jen na oblast projektového managementu, nebo na oblast projektového a portfolia managementu.
Cíle:
- identifikovat stav vyspělosti v projektovém, programovém managementu
- rychlá identifikace prioritních míst, pokud zákazník uvažuje o plném auditu
- získat nenákladný a rychlý obrázek o stavu pro zjištění stavu ale i pro porovnání s budoucím stavem plánovaného rozvoje
Program auditu:
- zahájení auditu
- úvod do projektového, programového a portfolio managementu
- představení P3M3 modelu a P3M3 příručky
- strukturovaný workshop – zjištění stavu vyspělosti
- představení výsledků stavu vyspělosti (slabá/silná místa)
- doporučení pro další rozvoj
- závěr auditu
Strukturovaný workshop
Příklad assesmentu pro PjM (projektový management) a oblast „Organizace“: Je na projektech jasně definováno, kdo odpovídá za zásadní rozhodnutí (př. start/stop, rozpočty, jmenování členů týmů, kontrakty)?
- vedený akreditovaným P3M3 konzultantem
- řízené interview – zjišťování stavu pomocí otázek
Součinnost zákazníka
Účast klíčových zainteresovaných stran po celou dobu workshopu (1-2) dny
- vybraní zástupci top/managementu
- projektová, programová, portfolio kancelář
- controlling audit, risk manažeři, resource manažeři
- vybraní zástupci projektových, programových a portfolio managerů
Jedná se o středně časově náročný audit řízený akreditovaným P3M3 konzultantem, jehož cílem je identifikovat stav vyspělosti ve vybraných oblastech projektového, programového a portfolio managementu zákazníka.
Rozsah auditu
Po dohodě lze omezit audit například:
- jen na část organizace – př. dle země, divize, oddělení
- jen na vybrané druhy projektů/programů – př. jen na zákaznické projektů
- pouze oblast projektového managementu ale podobně lze audit omezit jen na vybrané tzv. perspektivy
Příklad omezení rozsahu auditu:
Portfolio Management Maturity Model (PfM3)
Programme Management Maturity Model (PgM3)
Project Management Maturity Model (PjM3)
- Risk management
- Management control
- Finance management
- Benefits management
- Resource management
- Stakeholder management
- Organizational governance
Cíle:
- identifikovat stav vyspělosti v projektovém, programovém managementu
- rychlá identifikace prioritních míst, pokud zákazník uvažuje o plném auditu
- získat nenákladný a rychlý obrázek o stavu pro zjištění stavu ale i pro porovnání s budoucím stavem v případě plánovaného rozvoje
Program auditu:
Kick-off meeting – 1 den (on-site)
- zahájení auditu
- úvod do projektovém, programovém managementu
- představení P3M3 modelu a P3M3 příručky
- upřesnění rozsahu auditu
- podrobnější plánování jednotlivých kroků/aktivit
- identifikace potřebných podkladů pro zaslání (př. existující směrnice na řízení projektů, příklady dokumentace vybraných projektů)
Desk-study fáze – 1 den (off-site)
Analýza existujících podkladů a dokumentace zákazníka ze strany P3M3 konzultanta. Příprava podkladů pro další krok – interview
- „Framework desk study“ – př. analýza směrnic na řízení projektů, pravidel pro řízení rizik, komunikace
- „Initiatives desk study“ – př. analýza dokumentace vybraných projektů (př. plán projektu, business case, registr rizik, zprávy)
Plánovaná interview – 2x 1 den (on-site)
- ověření a upřesnění informací získaných z fáze „desk study“
- případné doplnění dokumentace
- zjištění stavu vyspělosti (řízené dotazy)
- vedený akreditovaným P3M3 konzultantem
Řízené interview – zjišťování stavu pomocí otázek. Příklad otázky pro PjM (projektový management) a oblast „Organizace“: Je na projektech jasně definováno, kdo odpovídá za zásadní rozhodnutí (př. start/stop, rozpočty, jmenování členů týmů, kontrakty)?
Analýza – 1 den (off-site)
- analýza a příprava závěrů a podkladů pro fázi „Reporting“
Školení P3M3
Trénink projektových manažerů?
Určitě je to krok správným směrem, ale ruku na srdce. Manažeři se vrátí ze školení, plní dojmů a nadšení, jak začnou projekty řešit jinak, lépe a... První pracovní den poté, co byli na kurzu je zcela pohltí zmeškané úkoly a vrátí se do smutné reality. Vrátí se do systému a podle zažitých priorit hasit začnou hasit požáry a postupně je přejde chuť, ambice a získané znalosti se postupně vytrácí.
Školení může pomoci, ale mnohem důležitější je první krok: Identifikovat příčiny, nikoliv důsledky problémů, které skutečně potřebujete řešit. A následně se formou školení zaměřit na zlepšení projektů, programů a portfolia.
Bohužel většina projektů, resp. metodiky, dle které mají postupovat nemá vůbec nastavenou strategii řízení projektů. A z těch mála, co strategii mají nejspíš i u vás se neshoduje s praxí, nebo se zkrátka neplní. Zde jsou příčiny problémů většinou v tom, jak je nastaveno portfolio projektů, než tím, jak tým řídí konkrétní projekt, jakmile je schválen a nastartován.
Proč s námi
Proč P3M3 audit od TAYLLORCOX
Metodiku školíme, certifikujeme, implementujeme a zároveň zlepšujeme za pomocí P3M3 auditů.
V ČR i SK jsme v oblasti řízení projektů, programů a portfolia jediné certifikované ACO (Accredited Consulting Organisation) a zároveň ATO (Accredited Training Organisation).
Poskytujeme komplexní posouzení “zdraví” projektů tak, abychom následně diagnostikovali a léčili příčiny, nikoliv důsledky. Certifikovaní experti TAYLLORCOX vám na základě těchto výstupů dodají jasná a měřitelná doporučení, které pomohou implementovat efektivnější návyky a postupy pro řízení projektů, programů a portfolia. Díky tomu budou vaše projekty
- maximálně efektivní
- problémy a rizika řešeny proaktivně
- výrazně zlepšíte úspěšnost projektů, nebo programů
Chcete-li získat ty nejrelevantnější informace o “zralosti” svých projektů, vyzkoušejte také náš online assessment. Velice rychle tak získáte přehled o stavu projektu nebo programu ve třech klíčových oblastech. Zjistíte tak jaký je prostor pro zlepšení a kterých oblastí se to týká. Máte-li zájem o online assessment, kontaktujte nás
Více o projektech, programech, portfoliu
Řízení projektů vs. programů vs. portfolia
Když je řeč o projektovém řízení, stále častěji se používají i pojmy jako program, programová kancelář, nebo portfolio a portfolio office. Jaká je souvislost mezi projekty, programy a portfoliem?
P3O® vám pomůže řídit projektovou kancelář
Kdy projektová kancelář (Project Management Office) není PMO? Když je P3O! Jaké jsou přínosy implementace kanceláře zodpovědné za řízení projektů, programů a portofolia (Project, Program, Porfolio...
Řízení projektů s PRINCE2 i MSP
S metodikou PRINCE2 odřídíte vždy pouze 1 projekt = 1 Business Case. Ale s MSP - Managing Successful Programmes zvládnete hned několik projektů zároveň.
Tajemství úspěchu MSP manažera
Pracujte jako programový manažer. Managing Successful Programmes není projektová metodika. MSP vás naučí transformovat strategické cíle na projekty.
