Ženy vs. muži: kdo je lepším manažerem projektů?

Manažerské posty jsou stále častěji obsazovány ženami. A vysoké pozice získávají i v IT prostředí. Bojují zde s předsudky, ale mluví za ně výsledky. Firmy si to již uvědomili a nabízejí jim adekvátní podmínky. Podle studií jsou firmy s e zastoupením žen na manažerskách pozicích ziskovější.

Akademii TAYLLORCOX každý rok navštíví +1.000 kandidátů s cílem získat certifikaci PRINCE2^®, která je nejžádanější v oblasti IT i Non-IT projektů. Ale není to jediný důvod. Zhruba 1/3 jsou vracející se absolventi, kteří si potřebují rozšířit znalosti v navazujících kurzech, nebo simulacích.

Ale zpět k základům. Tím je metodika PRINCE2^® (PRoject IN Control Enviroment), podle které si můžete zdokonalit své manažerské schopnosti v oblasti řízení projektů. Pokud úspěšně složíte certifikační test, odnesete si navíc prestižní, mezinárodní a doživotně platný certifikát PRINCE2^® Foundation. Kromě praktických tipů jak řídit projekty, vám tyto kurzy výrazně pomáhají v kariérním růstu u nás, i v zahraničí.

Zatímco dříve bylo projektové řízení převážně "mužskou" náplní práce, dnes je všechno jinak. Už to nejsou výhradně manažeři, stále více jsou v této roli - projektové manažerky. TAYLLORCOX má nejvyšší počet absolventů "project managementu". Statistická data naší akademie vypovídají o většinovém chování v oboru řízení projektů. Podíváme se jak jsou na tom muži vs. ženy.

Existuje pouze jedna metodika PRINCE2^®

Ale přístup a způsob využití je u žen a mužů zcela odlišný

Faktem je, že muži a ženy mají diametrálně odlišné přístup k organizaci práce. Platí zde pravidlo, že stejné situace řeší téměř vždy jinak. Projektový management vyžaduje dovednosti, které mají ženy více vrozené (např. multi-tasking). Disponují obecně lepšími předpoklady pro řízení projektů, než muži a o silné konkurenci mezi manažery tak nemůže být pochyb.

Jsou odvětví, kde ženu řídit projekty často nevidíte (stavebnictví, nebo strojírenství). Ale i zde počet projektových manažerek každým rokem přibývá. Příkladem za všechny je oblast Informačních a Komunikačních technologií (ICT). Za posledních 5 let se poměr žen vs. můžů na pozici manažera projektů vyvážil doslova k 1:1.

Mají ženy lepší předpoklady k řízení projektů?

Komunikace napříč projektem.

Ženy obecně mají lepší komunikační i prezentační schopnosti. Rádi mluví, komunikují a lépe zvládají improvizované rozhovory. Komunikace je v rámci projektu klíčová. S tím nelze než souhlasit. Ženy jsou v komunikaci proaktivní a jejich pravidelné (i neformální) rozhovory s projektovým týmem pomáhají předcházet nedorozuměním, nebo také upozornit na problémy, které by mohli mít pro výsledek projektu fatální následky.

Závěr je jasný, pokud hledáte způsob, jak zajistit včasné a přesné informace v rámci celého týmu, angažujte projektovou manažerku.

Projekt manažer(ka) je centrální uzel projektu.

Nasloucháte projektovému týmu a sdílíte klíčové informace? Nepopulární, ale důležitá otázka: jste schopni řídit, spravovat i aktualizovat dokumentaci projektu? Nezapomínáte reportovat a předávat informace všem zainteresovaným stranám ve srozumitelné podobě? Toto je základem úspěchu!

Omáčku o nasazení metodiky projektového řízení a zainteresovanosti na cílech nechme stranou. Kdo efektivně využívá komunikační nástroje pro sdílení projektových informací s ostatními, ten nepochybně řídí projekt. Mimochodem celou tuto agendu usnadňují šablony projektové metodiky PRINCE2^®.

Složité úkoly je třeba řešit. A ne dělat složitější.

Všechny informace, ke kterým se dostanete z pozice projekt manažera nemusíte dávat do výkazů, projektového deníku, reportu, nebo jiné dokumentace. Snažte se najít rovnováhu a filtrovat podstatné infromace od těch nedůležitých. Projektová dokumentace, která obsahuje 500 stran, nemusí být tak dobrá, jako kvalitně zpracovaný projekt na 50 stranách.

Upřednostňujte kvalitu před kvantitou. Zaměřte se na to, aby manažerské dokumenty obsahovali dostatek detailů klíčových aktivit a zvýraznili potenciální problémy. Nezapomínejte na sponzora projektu. Jste to vy, kdo musí ujistit sponzora, že cíle projektu budou splněny dle plánovaného harmonogramu, rozpočet nebude překročený a kvalita nebude horší, než jsou očekávání.

Projektové manažerky nepoužívají složité, technické či málo srozumitelné způsoby komunikace. Ženy komunikují problémy projektu efektivněji, čímž přispívají k jejich rychlejšímu vyřešení.

Motivace projektového týmu.

Správně řízená komunikace vytváří sounáležitost každého člena týmu s projektem. Vytváříte tak loajálnější, flexibilnější a mnohem více pracovité prostředí. Pokud chcete mít takové členy v projektu, nazapomínejte na motivaci. V opačném případě skončí projekt fiaskem.

Čím je projekt komplexnější a rozsáhlejší, tím se riziko ztráty motivace zvětšuje. Nezapomínejte na motivaci napříč projektovým týmem. Statistické průzkumy dochází k závěru, že ženy (projektové manažerky) mají schopnost motivovat ostatní vrozenou. Jsou empatičtější, instinktivně více kritizují, ale i chválí.

Projektová manažerka přináší do projektu i další pozitiva. Muži jsou větší rivalové, soupeří mezi sebou. Ženský element pozitivně zmírňuje napětí, nebo potenciální konflikty v týmu. Projektová manažerka zůstává i pod tlakem lépe soustředěná na cíl projektu a pracuje efektivněji, než muži.

Podmínky pro úspěšné řízení projektů.

Nejlepší projektové manažerky propojují logiku a důslednost s kreativitou. Tato kombinace myšlení podporuje inovaci. A jaké je tajemství úspěchu nejlepších manažerů, kteří při řízení projektu překračují očekávání? Tajemstvím úspěchu je často právě inovace.

Slýcháme to všude. Projekt musí být dokončen včas, v nastaveném rozpočtu a musí splnit očekávání, resp. cíle projektu. Ale proč byste nemohli dokončit projekt o něco dříve, s rozpočetem nikoliv přečerpaným, zkrátka něco se ušetří a přesto projekt splní očekávání v cílech i kvalitě? Tohle je způsob, který odlišuje průměrné manažery od elitních. Zkuste si tento cíl nastavit sami pro sebe v příštím projektu. Až se vám to podaří, vaše kariéra půjde strmě vzhůru.

Ženy si mnohem více uvědomují, že ego je velkou a zbytečnou překážkou každého projektu. Každý projekt se odehrává v unikátním prostředí, s různými lidmi, očekáváním a je zde mnoho dalších faktorů. Proto žádné dva projekty nejsou identické. Tato sebereflexe pomáhá projektovým manažerkém snáze řešit problémy a potřeby každého projektu.

Multitasking je schopnost, kterou v projektu oceníte zejména v situaci, kdy je nutné řídit změny projektu, nebo neočekávaná rizika. Namísto změn v harmonogramu, kvalitě, nebo prioritách využijí projektové manažerky multitasking k vyřešení problémů. Pokud možno bez dopadu na další vývoj projektu. 

Projektový manažer vs. manažerka II.

Ženy mají lepší předpoklady pro komunikaci, týmovou spolupráci, zvládají multi-tasking. Ale znamená to, že mají lepší profil, předpoklady pro řízení projektů? Otázkou je jak vlastně změříme úspěšnost jejich projektů.

Analýza "Project Management Perspective" velkých i malých projektů realizovaných v rámci Evropské unie, napříč obory došel k závěrům, že projektové manažerky mají lepší score především v těchto oblastech:

• mnohem méně nedokončených projektů
• dokončené projekty častěji splnili očekávání
• jsou spolehlivější, co se týče doržení harmonogramu
• mají mnohem lepší výsledky s ohledem na rozpočet projektu

A vítězem se stává..

Persona odpovědná za řízení projektů je ve finále schopná, nebo neschopná zvládnout tuto manažerskou roli. Bez ohledu na fakt, zda jde o ženu nebo muže. 

Projektové manažerky nemají všechny předpoklady pro řízení projektů lepší. Ale HR manažeři, vedoucí projektových kanceláří, ředitelé a sponzoři by neměli podceňovat přirozené schopnosti a dispozice, které mají k řízení projektů. Možná to jsou právě ty vlastnosti, které váš projekt potřebuje.

Vlastnosti ideálního projektového manažera nelze jednoznačně popsat. Záleží na velikosti, typu projektu, cílech a nezapomínejte na externí faktory. Již na začátku jsme zmínili, že v některých oblastech dominují stále muži (např. strojírenství a stavebnictví). Zde se komunikuje převážně technickým jazykem, respektují zkušenosti atd. Je důvod snažit se překonávat 

Charakteristika ženy - projektové manažerky

Není pochyb o její loajalitě, motivuje tým, snaží se vytvářet podmínky pro kreativní a inovativní způsob práce. Konflikty se snaží zažehnat, nebo řešit smírně. Skvěle komunikuje. Výčet vypadá následovně:

• skvělé komunikační schopnosti;
• podpora týmového stylu práce na projektu;
• motivace a budování sounáležitosti každého člena projektu;
• efektivní řešení složitých úkolů;
• eliminace konfliktů;
• inovace a kreativita.

Charakteristika muže - projektového manažera

Stejně tak muži skvělé předpoklady pro řízení projektu, jen styl je odlišný. Liší se zejména tím, že mají silné přesvědčovací schopnosti, nebojí se vstoupit do rizika, motivuje celý tým a snaží se jít příkladem, shrnuto tedy:

• autoritativní styl komunikace;
• vzájemná rivalita, resp. konkurence podněcuje k úspěchům;
• zainteresovanost a motivace celého týmu tak, aby bylo dosaženo cíle projektu;
• skvělé přesvědčovací schopnosti;
• nebojí se riskovat;

Samozřejmě jde o průzkum, který charakterizuje většinu, nikoliv pravidlo. Jednotlivé vlastnosti se mohou mezi muži a ženami vzájemně prolínat. Pro každého manažera projektů je důležité několik základních pravidel: stále se soustřeďte na cíle projektu, aby se výsledek potkal s očekáváním,  ohlídejte si také rozpočet a harmonogram.

Osobnostní rysy ovlivňují projektové řízení, ať už mužské, nebo ženské. Každý z nás je jediněčný a něčím vyjímečný. Základem úspěchu je uvědomění si silných i slabých stránek a flexibilní, dobře využitá metodika PRINCE2^®.

Jaké tipy doporučují projektové manažerky svým kolegyním?

Nechtějte být na prvním místě sympatická. Jako projektová manažerka zodpovídáte za celkový výsledek. V náplni vaší práce vás čeká spoustu těžkých i nepopulárních rozhodnutí. Soustřeďte se na výsledek, ne na to, jak jste vnímána. Protože až bude projektu u konce, výsledky budou vaším trumfem.

Zapomeňte na to, že jste žena. Možná se vám dějí některé věci právě proto, že jste žena, ale možná ne.. Někteří lidé nebudou mít rádi vás, váš produkt, váš projekt, nebo firmu. To neznamená, že se máte změnit. A nebo vám někdo dělá v projektu cíleně problémy? Lidé se chovají špatně, protože to mají v genech, je to jejich způsob komunikace i vlastně i obrany. Není to osobní.

Každý má své limity, svá omezení. Není důvod se s těmito informacemi svěřovat. Proto se pokud možno zcela vyhněte situacím, kdy se pohybujete na tenkém ledě.

Ne každý, kdo vám dává rady a zpětnou vazbu může pro vás být důvěryhodný. Lidé mají tendenci dávat zpětnou vazbu proto, že chtějí ovlivnit vaše rozhodnutí- Nehájí tím vaše, ale svoje potřeby. Proto si pečlivě vyberte tým důvěryhodných poradců.

Pokud potřebujete pomoci, na prvním místě požádejte ty, kteří již na projektu něčeho dosáhli, než těch, kteří se snaží něčeho dosáhnout.

Poslouchali byste kapitánské rozkazy někoho, kdo nikdy neřídil loď? Tak proč berete v potaz názory někoho, kdo nikdy nic nedokázal.

Spojte se s nejlepšími a nejchytřejšími ve vašem oboru. Ať už je to muž, nebo žena. Komunita manažerek nepředstavuje dogma a není pravidlem myšlení. Je prokázáno, že váš úspěch je do značné míry ovlivněn tím, jak úspěšnými a schopnými lidmy se obklopujete.

Máte problém a nevíte si rady? Naučte se jej rozčlenit a řešit po částech. Tento styl eliminace problémů, nebo rizik v projektu pomáhá systematickému vyřešení zdánlivě neřešitelných problémů. Chcete-li se nadále rozvíjet v těchto manažerských dovednostech v nejmodernější podobě, neváhejte vyzkoušet a investovat svůj čas do manažerských simulací:

Project Management Simulation